これまで四半期ごとに提出していた特定技能定期届出ですが、年1回の報告となる新制度が2026年4月から始まります。この記事では、先日出入国在留管理庁により公表された、新たな定期届出の作成要領について内容をお届けします。
みなさま、こんにちは！
ウイング行政書士事務所では、就労ビザが必要な外国人の方や外国人を雇用している事業所様、これから雇用を検討している方に向けて、様々な情報を発信しています。
定期届出の対象期間・提出時期・提出方法
毎年４月１日～翌年３月３１日対象分を翌年４月１日～５月３１日に届出します。
今年度の日程は次のとおりです。
【届出対象期間】 2025年４月１日 ～ 2026年３月31日
【提出時期】 2026年４月１日～５月３１日
対象期間中に１日でも特定技能外国人と雇用契約関係があった場合提出が必要です。
【提出方法】電子届出システムまたは持参、郵送
電子届出システムの登録は、書類省略の条件になりますので、入管庁は電子届出システムでの提出を推奨しています。
持参、郵送は、特定技能所属機関の登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局に提出します。
特定技能所属機関の定期届出書類（共通）
特定技能所属機関の主な届出書類は、所属機関共通の届出と添付書類です。
添付書類は、一定の基準を満たす場合と満たさない場合で異なります。
所属機関共通の届出書類
・受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－６号）001454527.pdf
・特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第３－６号別紙１）001454528.pdf
複数の登録支援機関に委託している場合は参考様式第３－６号（別紙２）署名欄も提出します。001454533.pdf
書類を省略するための一定の基準とは？
所属機関が次のAとB（①～⑥のいずれかに該当する企業）の条件を満たす場合です。
この条件を満たす場合は、一定の基準を満たす企業として多くの書類の提出が省略できます。
A（必須）
過去３年間に指導勧告書の交付又は改善命令処分を受けていない＆在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っている（事前の利用者登録が必要）。
※委託行政書士が在留諸申請をオンライン申請している場合も該当します。
＋
B（①～⑥のいずれか必須）
①日本の証券取引所に上場している企業
②保険業を営む相互会社
③高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業 （イノベーション創出企業）
④一定の条件を満たす企業等
⑤前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票 合計表の源泉徴収税額が１，０００万円以上ある団体・個人
⑥特定技能所属機関として３年間の継続した受入れ実績を有し、過去３年間に債務超過となっていない法人
添付書類（一定の基準を満たす場合）
・誓約書（参考様式第５－１６号）様式準備中
・一定の基準を満たすことがわかる書類（上記Bの①～⑥に該当することが証明できる書類）
例：①四季報の写し、⑤前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写しなど
・書類省略に当たっての誓約書（参考様式 第１－２９号）001378963.docx
添付書類(一定の基準満たさない場合）
上記の一定の基準を満たさない企業は、次の書類を提出する必要があります。
・誓約書（参考様式第５－１７号）様式準備中
・特定技能所属機関概要書（参考様式第１－１１－１号）001338980.docx
・中長期在留者の受入れ実績等に関する資料 ※自社支援の場合のみ
・登記事項証明書 ※法人のみ
・業務執行に関与する役員又は個人事業主の住民票の写し
・特定技能所属機関の役員に関する誓約書（参考様式第１－２３号） ※法人のみ001440288.docx
・労働保険料の納付に係る資料
・社会保険料の納付に係る資料
・納税証明書（その３）
・直近1年度分の法人住民税又は個人住民税の納付に係る資料
登録支援機関が提出すべき届出書類
昨年までは、特定技能所属機関と登録支援機関はそれぞれ報告が必要でしたが、今回の届出から登録支援機関は、特定技能所属機関を経由して支援業務の実施状況の届出を行うことになりました。
具体的には、特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第３－６号別紙１）において、下図①～④は登録支援機関が記入します。
- 特定技能所属機関の氏名又は名称
- 支援対象の特定技能外国人の氏名・国籍・生年月日・性別・在留カード番号支援実施状況
- 登録支援機関名
また登録支援機関は、所属機関が作成した受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－６号）において、「本届出書作成者（登録支援機関）の署名欄に、署名と確認年月日を記載します。そのため、定期届出の作成は、所属機関と協力して進めていく必要があります。
所属機関が複数の登録支援機関に委託している場合は、登録支援機関は参考様式第３－６号（別紙２）に署名をします。
届出書作成上の注意点
受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式3－6号）
２ 特定技能所属機関
・事業所についてではなく、法人（本社）の名称、住所を記載します。
・複数の事業所で特定技能外国人を受け入れている場合は、複数事業所分を本社がまとめて一つの届出書として作成・提出してください。
・特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式第３－６号別紙１）は事業所ごとに作成しますが、届け出は本社がまとめて提出してください。
３ 報告対象特定技能外国人数
・届出対象期間の途中で新規入社した特定技能外国人や、途中退職した特定技能外国人は、それぞれ１名として計上します。
・届出対象期間中に退職したが、同期間内に再入社した場合は、１名として計上します。
・届出対象期間の途中で特定技能１号から２号になった場合は、２号の人数として計上します。１号の人数には計上しないでください。
※２号特定技能外国人も届出の対象となります。1号はおらず、２号のみの場合も届け出は必要です。しかし2号に対する支援義務はありませんので、支援実施状況に係る記載は不要です。
４ 労働条件等
・月の途中で特定技能外国人の受入れを開始又は終了した場合は、その月は含めずに平均値を算出してください。
・ 届出対象期間中に特定技能１号から特定技能２号へ変更している外国人については、 特定技能２号の労働条件のみを記載します。
・（１）実労働日数～（６）控除額は、小数点第１位を四捨五入して整数値で記載します。
・（７）昇給率は、同一の在留資格（特定技能１号又は特定技能２号）で継続して２年以上同一の特定技能外国人を受け入れている場合のみ記載します。2年以上受け入れていない場合は、空欄のままとしてください。
５ 支援の実施状況
登録支援機関に支援の全部を委託している１号特定技能外国人が１人でもいれば、「支援の全部委託あり」を選択します。
複数の１号特定技能外国人を受け入れており、一部の１号特定技能外国人については自社支援又は支援の一部のみを委託していたとしても、１人でも登録支援機関に支援の全部委託をしている場合は、「支援の全部委託あり」を選択してください。
具体的な作成方法は作成要領にてご確認ください。
まとめ
従前の特定技能定期届出は、３か月に１回あり報告頻度は多かったのですが、各特定技能外国人の各月の報酬をほぼそのまま報告する形式でした。
それに比べ新制度では、報告回数は年１回になったものの、特定技能外国人の報酬や労働条件の平均値を集計する形式となっています。
つまり、頻度は少なくなったが、報告項目が重くなったという印象です。
また、登録支援機関は、新制度においては所属機関を通して報告するという形式になったため、定期報告の負担は実質大幅に軽くなりました。その分、登録支援機関が事前準備の段階から所属機関に全面的に協力し、サポートしていくことが新制度における定期届出をスムーズに行うには欠かせないでしょう。
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